Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport

Ein Job, der Sie begeistert!

Sie…

• sind zuständig für die Bearbeitung und Koordination des Postein- und -ausgangs, inklusive Nachhaltung von Fristen, Wiedervorlage und Nachhalten des Erledigungsstandes, Führung des Kreuzstückverzeichnisses sowie der Abstimmung von Terminen
• erledigen die Korrespondenz für den Beigeordneten
• organisieren Reisen und übernehmen im Anschluss deren Abrechnungen
• übernehmen die Servicefunktion für Besucher*innen
• koordinieren als erste*r Ansprechpartner*in die eingehenden Telefonate, vermitteln Ansprechpartner*innen bei Bürger- oder Presseanrufen und leiten Beschwerden oder Anfragen an die zuständigen Stellen weiter
• unterstützen die Büroleitung bei amtsübergreifenden Abfragen und Terminvorbereitungen für den Beigeordneten
• übernehmen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Geschäftszimmer des Dezernates, inklusive Personalsachbearbeitung SAP HR 3, Materialverwaltung und-beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Verwaltung der Beschlussvorlagen in Session

Sie sind unmittelbar dem Officemanagement unterstellt.

Ihr Profil, das zu uns passt!

Sie verfügen über…

• einen erfolgreichen Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf (beispielsweise einem kaufmännischen Ausbildungsberuf) oder
• einen erfolgreich abgeschlossenen Abschluss zur*zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang eins)
• bei Beamt*innen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst).

Sie können sich ebenfalls bewerben, wenn Sie über einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit einer dreijährigen Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre verfügen.

Was uns ebenfalls wichtig ist:

Sie…

• verfügen über mehrjährige Erfahrung in einem Vorzimmer, Sekretariat oder Geschäftszimmer
• arbeiten aufgrund Ihrer Analysefähigkeit selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert und sind absolut zuverlässig.
• haben ein sicheres und freundliches Auftreten und besitzen Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kund*innen und Bürger*innen
• überzeugen in der Kommunikation durch gute mündliche und auch schriftliche Ausdrucksfähigkeit und besitzen Argumentationsfähigkeit
• zeigen Lern- und Leistungsbereitschaft und sind individuell belastbar.
• sind sicher im Umgang mit aktueller Technik und digitalen Medien, insbesondere bei den Microsoft-Office Standardanwendungen
• schätzen die Arbeit im Team und verfügen über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung.

Die Bereitschaft, entsprechend der Aufgabenstellung zeitlich flexibel tätig zu sein, wird vorausgesetzt.

Worauf es uns noch ankommt:

• Sie haben Interesse an den Dezernatsthemen

Freuen Sie sich auf …

Die Stelle ist bewertet nach Entgeltgruppe 9a TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) beziehungsweise nach Besoldungsgruppe A 9, Laufbahngruppe 1 LBesG NRW (Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (ehemals mittlerer Dienst).

Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich.

Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit individuellen und teamorientierten Fortbildungsaktivitäten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse. Darüber hinaus bieten wir Ihnen nicht nur finanziell einen zukunftssicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes an.

> Weitere Gründe, die für uns als Arbeitgeberin sprechen, finden Sie hier

> Weitere Informationen zur Entgelttabelle

… wir freuen uns auf Sie!

„Werden Sie Kölnmacher*in!“

Bewerben Sie sich jetzt über unser Portal unter Angabe der Kennziffer 102/26-IrBo bis spätestens 22. März 2026.

Bitte fügen Sie Ihrem Bewerbungsanschreiben einen aktuellen Lebenslauf sowie weitere aussagekräftige Dokumente, zum Beispiel (Arbeits-) Zeugnisse, gegebenenfalls Bescheinigungen über Zusatzqualifikationen bei.

Senden Sie dabei Dokumentdateien bitte möglichst im PDF-Format.

Bei im Ausland erworbenen Studienabschlüssen ist ein Nachweis über die Anerkennung (Gleichwertigkeit mit deutschen Abschlüssen) und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen.

Weitere fachliche Auskünfte erhalten Sie gerne von Frau Pérez Belmonte, Telefonnummer 0221 – 221 25760.

Weitere Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Ihnen gerne Frau Bonnen-Löber, Telefon 0221 – 221 28738.

Ihr Einsatzort

Stadt Köln
Dezernat IV - Bildung, Jugend und Sport
Stadthaus Deutz - Westgebäude
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln